1
61676

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Случается, что сообщение о предстоящей проверке инспекции труда застает фирму врасплох. Поэтому ей приходится оперативно проверять, все ли правильно в документах и «подчищать хвосты». Чтобы вы в суматохе не забыли чего-нибудь важного, предлагаем эту инструкцию

на сайте с 26 июля 2008

Что проверяет трудовая инспекция?

Руководствуясь статьями 353 и 356 Трудового кодекса, сотрудники государственной инспекции труда (ГИТ) проверяют соблюдение организациями и предпринимателями трудового законодательства.

Проводя проверки, контролеры соблюдают требования многих других документов (ст. 360 ТК), а именно:

1) Конвенции Международной организации труда № 81 «Об инспекции труда в промышленности и торговле» (1947 г.), ратифицирована Законом от 11 апреля 1998 г. № 58-ФЗ (далее – Конвенция МОТ);
2) федеральных законов от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ и от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ;
3) постановления правительства РФ от 28 января 2000 г. № 78; методических указаний о порядке выдачи предписаний и наложении штрафов (утверждены приказом Рострудинспекции от 10 марта 1998 г. № 19).

Подробнее

Подготовка к проверке. Шаг 1. Проверить состав документов

Трудовая инспекция «работает» по двум направлениям:
проверяет все документы по трудовым отношениям (можно сказать, по
кадровой работе) и связанные с охраной труда.

Поэтому прежде всего проверьте, все ли необходимые по закону бумаги имеются в вашей компании. Именно их запросят для проверки инспекторы.

К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма № Т-3), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы № Т-12 и 13), больничные листы. График отпусков, личные карточки, приказы. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Из документов второй группы можно назвать инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками
обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности.

Источник

Коллективный договор

Составление трудового договора

Материальная ответственность сторон трудового договора

Штатное расписание: не обязательно, но желательно

Документы по охране труда и технике безопасности

Коллективные договора

Шаг 2. Проверяем участок "кадровая первичка"

Очень часто в компаниях произвольно оформляют документы, форма которых утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Это формы приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и других документов по учету кадров, расчету рабочего времени и оплате труда.

Причем эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности» (п. 2 постановления). Ряд исключений есть только для бюджетных учреждений.

«Самодеятельность» компаний приводит к тому, что в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе.
Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят
работник или на работу по совместительству. С какого числа он обязан
приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях,
составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.

Источник

Постановление "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Новые формы документов по учету труда

Документация по учету труда и его оплате

Скачать формы первичных документов по учету труда и его оплате

Шаг 3. Проверяем трудовые договоры

Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно.

В статье 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Проверьте, есть ли такие условия в ваших документах.

Также обратите внимание: использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудового кодекса;установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд;в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).
Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками! В том числе и с теми, кто устроился на работу до февраля 2002 года (до момента вступления в силу Трудового кодекса).

«Старые» договоры (заключенные до февраля 2002 года) должны содержать все условия, указанные статьей 57 Трудового кодекса.
Для этого фирма должна подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору и указать все недостающие условия.

Источник

Как заключить трудовой договор по новым правилам

Справочник деловода: образцы трудовых договоров

Шаг 4. Проверяем локальные внутренние документы

Это коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне.

При этом они:
1) должны быть составлены в строгом соответствии с законом;
2) не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона;
не должны противоречить друг другу.

Сопоставьте эти документы с трудовыми договорами. Вы вполне можете обнаружить, например, что для одних и тех же должностей существуют разные режимы работы. В трудовом договоре – гибкий график, а в Правилах – сменная работа.

Сопоставьте также штатное расписание, Положение об оплате труда и премирования с трудовыми договорами. Можете обнаружить разные системы оплаты труда и разные даты получения зарплаты. Это тоже
нередкое явление.

Источник

Правила трудового распорядка: порядок их разработки, согласования и утверждения

Положение о защите персональных данных работников

Типовое положение о коммерческой тайне

Положение об оплате труда и премировании работников, а также о порядке предоставления работодателем материальной помощи и займов работникам

Положение об оплате труда работников

Шаг 5. Проверяем участок «Отпуска»

На этом участке проверьте:
1) все ли работники ходили в отпуск за последние годы;
2) соблюдался ли при этом график отпусков;
3)
всем ли правильно выплачивали отпускные.

Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас.

График отпусков надо утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.

Отпуска должны быть не меньше чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). В этой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями.

Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников.

По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя. Если у вас в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.

Источник

Составляем график отпусков

Шаг 6. Проверяем участок «Зарплата»

Наиболее внимательно к проверке нужно подготовить все документы на участке «Зарплата».

Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах.

При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума.

У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения заработной платы – просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо. Ведь зарплата – существенное условие трудового договора. А он – двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменяться
только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директором по желанию.

Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные), у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег (Положение об оплате труда и премировании, о надбавках).

Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении
(зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Если за расчетом
бывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке уведомления о том, что надо придти за заработанным.

Подробнее

Образец расчетного листка

Табель учета рабочего времени. Правила заполнения

Выплата заработной платы

Шаг 7. Проверяем трудовые книжки

Они должны быть заполнены по Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утвердило Правительство в постановлении от 16 апреля 2003 г. № 225. И Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября
2003 г. № 69.

Две самые распространенные ошибки при заполнении:
1) кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов статьи 77 Трудового кодекса делают ссылки на статьи 78, 79, 80;
2) работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке.

Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников
. Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пусть или заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.

Источник

Трудовые нововведения: новая инструкция по ведению трудовых книжек

Трудовые книжки: порядок ведения

Шаг 8. Проверьте договоры о материальной ответственности

Инспекторы прежде всего уточнят, какие должности занимают работники, с которыми фирма подписала такие договоры. Будет лучше, если инспектор не встретит в вашей фирме договоры о полной материальной ответственности со сторожами, водителями, бухгалтерами и иными ненадлежащими лицами.

Возместить в полном размере причиненный компании ущерб могут руководитель фирмы, его заместители и главный бухгалтер. Но по условиям, которые установлены в трудовом договоре (а не в договоре о полной материальной ответственности!) – статья 243 Трудового кодекса.

Проверьте свои документы о материальной ответственности.

Что должен знать бухгалтер о материальной ответственности?

Договор о полной материальной ответственности

Возможные последствия проверки

Руководителя компании инспекция имеет право привлечь к административной ответственности, если его действия подпадают по
условия статей 5.27 (часть 1)–5.34 и 5.44 Кодекса об административных
правонарушениях: за нарушение требований законов о труде. Для этого
инспектор составляет протокол. Где должно быть указано: кто вынес, на
кого (ФИО, средняя зарплата, домашний адрес), что установлено в
результате проверки, объяснение по поводу нарушений. После этого
выносится постановление о назначении административного взыскания (штраф от 5 до 50 МРОТ). Если деньги не поступят, придут судебные приставы–исполнители. Ведь постановление трудовой инспекции – это исполнительный документ (п. 6 ст. 7 Закона «Об исполнительном производстве»).

А вот если нарушение подпадает под статьи 19.4 (часть 1)–19.7, 5.27 (часть 2), 5.42 (часть 1, 2), то привлекать к ответственности будет суд. И последствия повесомее – вплоть до дисквалификации руководителя на три года.

Кроме того, инспекция обратится в суд, если компания не выполнит предписание – не заплатит все причитающиеся работникам деньги, не восстановит незаконно уволенных. Именно там решат, сколько взыскать с компании, чтобы исправить все нарушения.

Источник

Рекомендую почитать:

Прием и увольнение работников. Подбор и оценка персонала. Оформление трудовых отношений
Книга
Автор:
Г. А. Корнийчук
Цена:
69.00 руб.
Вес:
135 г
развернуть
Описан процесс трудовых отношений от приема на работу до расторжения трудового договора. Подробно рассматриваются этап подбора персонала, эффективные методы рекрутин...
Проверка компании. Милиционеры, налоговики, трудовая инспекция. Тактика поведения
Книга
Автор:
Под редакцией А. В. Касьянова
Цена:
177.00 руб.
Вес:
220 г
развернуть
Любая предстоящая проверка деятельности организации или предпринимателя заставляет нервничать не только бухгалтера, но порой и каждого сотрудника. И даже если они уве...
Как подготовиться к проверке налоговой и трудовой инспекций
Книга
Автор:
Ю. А. Лукаш
Цена:
42.00 руб.
Вес:
40 г
развернуть
Любая предстоящая проверка деятельности организации или предпринимателя заставляет нервничать бухгалтера или работника кадровой службы. И даже если они уверены в том,...
Трудовые отношения
Книга
Автор:
Н. А. Алимова
Цена:
52.50 руб.
Вес:
300 г
развернуть
Рассмотрены основные вопросы, связанные с трудоустройством, правами и обязанностями сторон трудового договора, льготами, пособиями и так далее. Книга поможет найти отв...

Комментарии

13 декабря 2015 в 06:25
 
Что чаще всего проверяет ГИТ в области охраны труда 2015г.

Ваша организация не первая, которую посетит госинспектор. Есть статистика
отчетов о проверках, на основе которой делают однозначный вывод: почти у всех проверяемых компаний слабое место – охрана труда.
Узнать о предстоящей проверке можно ознакомившись с планом проверок на текущий год, который публикует региональная прокуратура на своем сайте.
Кроме того, не позднее, чем за три рабочих дня инспекция должна прислать уведомление о предстоящем контрольном мероприятии. О внеплановой проверке сообщают за 24 часа до ее начала. При этом проверяющие заранее сообщают, какой перечень документов они хотят увидеть у работодателя. Если же поводом для визита инспекторов стала жалоба работника, то контролеры явятся неожиданно.
Обычно под удар попадают организации, в которых не все в порядке с охраной труда. Например, произошел несчастный случай. Это повод включить компанию в план проверок на следующий год.
Больше всего проблем возникает с обучением и инструктажами по охране труда. Наличие журналов регистрации инструктажей и учета обучения – обязательное требование по охране труда. Журналы должны быть аккуратно и вовремя заполнены. Проверьте, возможно, некоторым работникам нужно провести очередной инструктаж или проверку знаний по охране труда.

Еще одна проблемная зона многих организаций – средства индивидуальной защиты (далее – СИЗ). Одного их наличия недостаточно. СИЗ должны иметь действующий срок годности и сертификат соответствия ГОСТу, а также учитывать специфику выполняемых работ.
При проверке у работодателей часто возникают проблемы из–за того, что не проведена специальная оценка рабочих мест. Распространено ошибочное мнение о том, что не нужно аттестовывать офисных сотрудников, работающих исключительно за компьютером. Если работник проводит за компьютером более 50 процентов рабочего времени, то аттестация такого рабочего места обязательна1. При наличии аттестации проверьте, все ли указанные в ней мероприятия по улучшению условий труда были реализованы.
Можно выделить несколько типичных нарушений, за которые чаще всего наказывают работодателей:
1. Нет Журнала регистрации вводного инст

Оставить комментарий

Поделиться с друзьями

Share on Twitter